Мне дали почитать письмо:

###, приветствую Вас!

По нашей с Вами договоренности — отправляю Тезисы по формату сотрудничества/Партнерства и Презентацию по нашей Компании.

В конце прошлой недели я был плотно задействован на ### Форуме в ###, поэтому физически смог только сегодня подготовить Вам письмо.

В нашу Группу входят компании: ### ( Агентство ###), ### Агентство; ### ( ### платформа / Система ### + ### сервис), а также Digital-### Агентство ### (создано в ### году и на сегодняшний день является Лидером в сегменте работы с ### и ### в РФ).

Нашей Группе доверяют требовательные Клиенты/Партнеры. Среди наших давних Партнеров такие компании: ###, ###, ###, ###, ###, ### (г. ###) и другие. Например, наша команда участвовала в реализации и построении системы ### в ###.

Мы заинтересованы в сотрудничестве с Вами и являемся не классическим агентством, а больше Проектной командой: готовы вникать в детали и строить ### модель, управлять ### и отвечать за достижение KPI, реализовывать ###. Готовы обсудить и начать например с проекта ###.

При комплексном сотрудничестве следующим шагом мы готовы брать дополнительные опции на аутсорсинг (например: ###, ###, ###), выстраивать ### и отдел по обработке ###.

Наш бизнес подход: мы позиционируем — как Партнерство и интеграцию на уровне бизнес процессов. Моделируем процесс ### и берем на себя согласованные обязательства по выполнению ###!

Со своей стороны мы предлагаем провести встречу, обсудить все задачи и форматы сотрудничества.

Пожалуйста, согласуйте нам время, приедем к Вам на встречу с ### (CEO, ###).

Спасибо!

Будем рады комплексному Сотрудничеству и Партнерству с Вашей компанией!

С увлажнением, ###

На такие письма редко отвечают, потому что не дочитывают. Они длинное, водянистое и похоже на спам. Я тоже такие пишу, а потом исправляю. Покажу на примере.

Тональность

Сейчас в письме много Заглавных Букв, жирного начертания и восклицательных знаков! Эти приёмы задуманы как смысловые акценты, но выглядят истерично и выдают нужду. Исправляем.

Было
Будем рады комплексному Сотрудничеству и Партнерству с Вашей компанией!
Стало
Будем рады комплексному сотрудничеству и партнерству с вашей компанией.

Структура

Получатель — генеральный директор. Они редко читают больше одного абзаца, нужно сокращать. Сперва избавляемся от лишнего.

Блоки	Важность
Приветствие	+
Отсылка к ситуации	+
Оправдания	Лишнее
О нашей компаниии	Лишнее
Наши партнёры и кейсы	+
Предложение сотрудничать	+
Обещания светлого будущего	Лишнее
Наш подход	Лишнее
Следующий шаг	+
Прощание	+

Уже на 40% легче.

Содержание

Смещаем фокус с мира автора на мир получателя — так понятнее. По легенде, письмо отправляется после телефонного разговора. Так и пишем.

Было
По нашей с Вами договоренности — отправляю Тезисы по формату сотрудничества/Партнерства и Презентацию по нашей Компании.
Стало
Я обещал написать письмо о том, чем мы полезны.

Вместо сухого перечисления и бахвальства пишем о возможностях. Я пожертвовал конкретикой ради анонимности, но принцип прост — ответить на вопрос клиента «И что с того?»

Было
В нашу Группу входят компании: ### ( Агентство ###), ### Агентство; ### ( ### платформа / Система ### + ### сервис), а также Digital-### Агентство ### (создано в ### году и на сегодняшний день является Лидером в сегменте работы с ### и ### в РФ).
Стало
Мы работаем в связке с ### и ###. Так мы делаем ### и ### для клиентов.

Список партнёров ничего не значит для получателя. Это маркетинговый приём, он подходит для массовой рассылки или лэндинга, но плохо работает в переговорах. Описание кейсов работает лучше. Оставляем три, пишем коротко.

Было
Нашей Группе доверяют требовательные Клиенты/Партнеры. Среди наших давних Партнеров такие компании: ###, ###, ###, ###, ###, ### (г. ###) и другие. Например, наша команда участвовала в реализации и построении системы ### в ###.
Стало
Например, для ### мы сделали ###, с ### работали над ###, а по заказу ### разработали ###.

Переписываем по-человечески.

Было
Мы заинтересованы в сотрудничестве с Вами и являемся не классическим агентством, а больше Проектной командой: готовы вникать в детали и строить ### модель, управлять ### и отвечать за достижение KPI, реализовывать ###. Готовы обсудить и начать например с проекта ###.
Стало
Лучше всего мы работаем как проектная команда: вникаем в детали и строим ### модель, управляем ### и отвечаем за достижение KPI, реализуем ###. Возможно, будем вам полезны с проектом ###.

Упрощаем и избавляемся от формальностей.

Было
Со своей стороны мы предлагаем провести встречу, обсудить все задачи и форматы сотрудничества. Пожалуйста, согласуйте нам время, приедем к Вам на встречу с ### (CEO, ###).
Стало
Если у вас есть такой интерес, дайте знать.

Результат

Получается так:

###, приветствую!

Я обещал написать письмо о том, чем мы полезны.

Мы работаем в связке с ### и ###. Так мы делаем ### и ### для клиентов. Например, для ### мы сделали ###, с ### работали над ###, а по заказу ### разработали ###.

Лучше всего мы работаем как проектная команда: вникаем в детали и строим ### модель, управляем ### и отвечаем за достижение KPI, реализуем ###. Возможно, будем вам полезны с проектом ###.

Если у вас есть такой интерес, дайте знать.

С увлажнением, ###.

С нуля

Бывает так: продавец звонит, рассказывает всё о своей компании, партнёрах и прочем, предлагает встречу. Клиент под его напором отвечает нейтрально и безопасно для себя — просит прислать письмо с предложением. Это простой и привычный сценарий, но малоэффективный. На такие письма уходит много времени, но они не двигают переговоры.

Говорить о деле сложнее и опаснее — могут сразу послать. Но отказ — не проигрыш, а этап переговоров, часто не последний. Хорошо бы в первом разговоре выяснить, есть ли у клиента интерес к тому, чем я занимаюсь. Если нет — закончим на этом, без писем. Если есть — обсудить больше по телефону, а в письме подтвердить договорённости.

Иногда такие письма приходится отправлять. В такой ситуации я написал бы так:

###, добрый день!

Я обещал написать письмо о том, чем мы полезны. Получается очень длинно и неконкретно, и всё это мы уже обсудили по телефону.

Чтобы вы не тратили время на чтение лишнего, скажите, какие вопросы у вас остались? О чем именно мне написать, чтобы мы быстрее выяснили, стоит ли сотрудничать?

С увлажнением, ###.

Забота о собеседнике

Пока объяснял, сформулировал главную идею. Кроме цифр, девизов и обещаний в письме должна быть забота о клиенте.

Короткое и простое письмо — забота о получателе

Чтобы экономить время и силы получателя, я делаю так: пишу, через 15 минут перечитываю и исправляю — первая попытка всегда так себе. Если меня разозлили, делаю несколько таких подходов, чтобы эмоции прогорели, и получилось спокойное письмо.

Бонус-трек: «С увлажнением»

Эти ритуальные слова — тоже бессмысленный штамп. Никто никогда их не читает, как и в этот раз. Один мой друг так изменил подпись по умолчанию в Аутлуке коллеги. Две недели по корпоративной почте огромного банка летали «увлажнённые» письма, никто не заметил.